Organiser un tournoi, un stage ou un événement dans un club sportif, ça ne s’improvise pas.
Entre les inscriptions, la logistique, la sécurité, la communication et les bénévoles… un détail oublié peut rapidement se transformer en gros stress.
Mais avec une bonne check-list, tu peux anticiper chaque étape et organiser un événement fluide, pro et inoubliable pour tous.
➡️ Voici la check-list complète à suivre avant, pendant et après ton événement sportif.
✅ 1. AVANT L’ÉVÉNEMENT
🗓 Planification & cadrage
🎯 Objectif clair : pourquoi tu organises cet événement ?
🗓 Date définie (évite les vacances, ponts, etc.)
📍 Lieu réservé et confirmé
📋 Autorisations si nécessaire (mairie, ligue, préfecture)
🧾 Budget prévisionnel établi
🧠 Comité d’organisation mis en place avec rôles précis
📢 Communication & inscriptions
🖼 Visuel de l’événement créé
📣 Publication sur les réseaux sociaux, site, newsletters
📲 Lien d’inscription en ligne actif (Google Form ou via Sfeira)
🎟 Paiement ou caution intégrée si nécessaire
📥 Collecte des documents (licences, autorisations parentales…)
🔧 Logistique & matériel
⚽ Matériel sportif vérifié (ballons, plots, chasubles, sifflets…)
🪑 Tables, bancs, tentes, barrières, poubelles
🧼 Trousse de secours, extincteurs, gilets sécurité
📦 Stock buvette/stands passé en revue
🎁 Lots, récompenses, médailles, coupes
💧 Points d’eau et sanitaires prévus
🤝 Bénévoles & planning
👥 Liste des bénévoles créée
📋 Missions réparties (accueil, buvette, terrain, sécurité, animation…)
📆 Planning précis heure par heure
📱 Groupe WhatsApp ou outil de coordination créé
🧢 Prévoir badges, t-shirts ou signes distinctifs pour les bénévole
✅ 2. PENDANT L’ÉVÉNEMENT
📍 Accueil & installation
🕐 Arrivée des bénévoles au bon horaire
📦 Matériel installé (signalétique, tables, stands…)
👋 Accueil des participants & vérification des inscriptions
📝 Distribution des plannings/horaires de matchs
🥤 Buvette & animation
🍔 Stands prêts dès l’ouverture
🎙 Annonces micro, musique d’ambiance
🎮 Activités annexes si prévues (jeux, tombola, challenge…)
📲 Communication live
📸 Photos & vidéos en live pour les réseaux
🏆 Résultats et moments forts partagés en story
📢 Annonces régulières : scores, horaires, animations
✅ 3. APRÈS L’ÉVÉNEMENT
🧹 Rangement & clôture
📦 Matériel trié et rangé
🗑 Nettoyage du site
🙏 Remerciements aux bénévoles & partenaires
📝 Debrief rapide à chaud
🔁 Suivi & valorisation
📲 Album photos / vidéos partagé
🎥 Post récap sur les réseaux
📊 Petit bilan interne (participation, budget, points à améliorer)
📨 Mail ou message de remerciement aux participants
💬 Enquête de satisfaction si besoin
🛠 Et avec Sfeira ?
Avec la plateforme Sfeira, tu peux :
✔️ Gérer les inscriptions en ligne
✔️ Centraliser tous les documents
✔️ Envoyer des rappels & infos aux participants
✔️ Animer l’événement en live via l’app
🎯 En bref : tu gardes le contrôle à chaque étape, même si tu organises avec peu de ressources.
🏁 Conclusion
Un événement réussi, c’est 80 % d’organisation… et 20 % d’imprévus bien gérés.
Avec cette check-list en main, tu peux avancer serein et structuré, tout en offrant une expérience inoubliable aux joueurs, aux familles, et à la communauté du club.
📲 Et si tu veux un outil pour tout gérer depuis une seule plateforme, pense à Sfeira.
